2. 회사 및 부서 오리엔테이션 오리엔테이션은 본격적인 직무교육에 앞서 신규직원이 알아야할 회사전체와 부서의 전반적인 상황과 근무에 필요한 기본적 사항을 알게 하는 과정이다. 누구나 처음 접하는 환경에서는 어색함과 불안감을 가지고 있으며 또 자기의 직무를 효과적으로 수행하기 위해서는 그바탕이 되는 기본적인 환경에 대한 이해가 필요하므로 효과적인 오리엔테이션을 통하여 이것을 효과적으로 제공하는 것이다. (1) 책임과 역할의 공유 영업매니저의 중요업무는 일상적인 업무 수행 외에 부하육성을 위한 오리엔테이션 계획을 수립하는 책임도 지고 있다. 그러나 그 일은 전적으로 매니저의 몫만이 아니라 본사의 교육지원팀 등 인력지원 부서 등과 함께 책임과 역할을 분담할 수 있다. 그러나 부서로 배속되는 직원은 결국 매니저가 최종적인 책임을 지고 생산적인 조직원으로서 신속하고 효과적으로 적응될 수 있도록 이끌어야 한다. 인력지원부서와 부서 책임자의 각각의 책임을 예시하면 다음과 같다. 1) 인력지원 부서의 활동책임(예) 회사 전반에 대한 전반적인 오리엔테이션의 구체적인 내용을 계획한다. ① 오리엔테이션 강사 결정 ② 오리엔테이션 전달매체와 자료 준비 ③ 오리엔테이션 회합장소 확보 ④ 대상 직원들의 소집 및 일정관리 ⑤ 시설견학 진행 등 2) 부서 관리자의 책임(예) ① 부서에서의 직무수행을 위한 긍정적인 역할모델을 제시 ② 부서와 직무에 대해 구체적인 정보 제공 ③ 회사 오리엔테이션 이후의 모든 오리엔테이션 활동을 조정 ④ 신규직원을 조직에 소개 ⑤ 신규직원의 특징과 성향, 역량을 파악 ⑥ 신규직원이 조직과 조직원에게 쉽게 접근할 수 있도록 조치 ⑦ 부서 오리엔테이션 계획을 평가하고 수정 (2) 오리엔테이션 자료집과 체크리스트의 구비 조직의 행동기준, 기대, 규범, 전통과 정책, 바람직한 행동기준, 직무의 기술적 측면 등의 내용을 신규직원이 이해할 수 있도록 정보를 제공하는 효과적인 한가지 방법은 기본적인 ‘오리엔테이션 자료집'을 준비해 두고 필요시 제공하는 것이다. 또한 효과적인 오리엔테이션의 준비 및 실시를 체크리스트를 준비하고 활용하면 매우 효과적이다. (3) 효과적 역할분담을 위한 조정사항 □ 인력지원 부서에서 실시하는 오리엔테이션의 내용을 파악한다. □ 신규직원 오리엔테이션을 인력지원 부서에서 수행하지 않는다면 부서 오리엔테이션 계획에 ‘회사 차원의’ 오리엔테이션 항목을 포함시킨다. □ 오리엔테이션 실시를 도울 부서 내 외의 중요 인물을 파악하고 협조대책을 마련한다. □ 책임자를 보좌하여 OJT를 수행하고 신규직원을 이끌어줄 지도사원을 임명한다. □ 준비자료는 회사 전체의 ‘모델’로 사용할 수 있도록 충실히 편성하고 또 타 부서의 자료도 입수하여 참고한다. 또 지속적 개선을 위해 오리엔테이션 체크리스트를 상시 수정하는 프로세스를 개발한다. <시트 8-4> 우리 부서의 오리엔테이션 수준 진단 부서의 신규직원 오리엔테이션 수준을 평가한다. 각 문항 중 실시중인 사항에 V표를 한 후, 평가표와 비교하여 수준을 진단해 보자. ＿＿＿＿ 1. 신규직원이 환영받는다고 느끼도록 여러 가지를 배려한다. ＿＿＿＿ 2. 관계자들은 신규직원의 출근을 예상하고 있었다. ＿＿＿＿ 3. 오리엔테이션에 참여하여 질문할 기회를 가졌다. ＿＿＿＿ 4. 스케줄이 바쁜 사람을 기다리느라 시간을 허비하는 일이 없었다. ＿＿＿＿ 5. 상사는 시간을 내서 그를 만났으며 편안하게 대해 주었다. ＿＿＿＿ 6. 받은 오리엔테이션은 잘 짜여진 것 같다. ＿＿＿＿ 7. 회사의 기업문화에 대한 설명을 들었다. ＿＿＿＿ 8. 회사 정책 (예를 들면, 임금, 복리후생 등)에 관해 명확한 설명을 들었다. ＿＿＿＿ 9. 회사의 역사에 대해 배웠다. ＿＿＿＿ 10. 회사의 장래 계획에 관해 설명을 들었다. ＿＿＿＿ 11. 회사의 상품․서비스에 대한 설명을 들었다. ＿＿＿＿ 12. 회사의 경영철학과 직원들의 기대를 이해했다. ＿＿＿＿ 13. 사무실은 잘 정돈되어 주인을 맞이할 준비가 되어 있었다. ＿＿＿＿ 14. 동료들을 소개해 준다. ＿＿＿＿ 15. 직무기술서와 앞으로 맡게 될 역할에 대한 설명서를 받았다. ＿＿＿＿ 16. 필요한 장소와 시설을 견학을 했다. ＿＿＿＿ 17. 매뉴얼을 ‘읽도록’ 하기보다는 업무에 대한 직접적인 설명을 많이 한다. ＿＿＿＿ 18. 회사 조직구조를 설명 듣고, 자신의 직무가 어디에 속하는지를 이해한다. ＿＿＿＿ 19. 첫 출근하던 날 매니저와 점심식사를 하러 갔다. ＿＿＿＿ 20. 첫째 주가 끝나갈 무렵, 신규직원은 ‘팀의 일원’이 되었다는 느낌을 받았다. 평 가 표 체크수 평 가 18-20 이만큼 철저하고 잘 짜여진 오리엔테이션을 받는 신규직원은 무척 운이 좋은 것이다. 귀 부서는 이 프로그램을 계속해서 유지해야 할 것이다. 15-17 이 정도면 대부분의 사람들이 받는 오리엔테이션 보다 훌륭한 것이다. 그러나 좀더 효과적인 방향으로 개선할 여지는 있다. 11-14 대부분의 조직에서 일반적으로 실시하는 형태의 오리엔테이션 수준이다. 전반적인 오리엔테이션 프로그램을 속히 개선해야 할 것이다. 10 이하 신규직원이 오리엔테이션을 견뎌낸 것만으로도 훌륭하다. 귀 부서는 지금 당장 새로운 오리엔테이션 프로그램을 만들고 정착시키지 않으면 안된다. <시트 8-5> 신규직원 오리엔테이션 체크리스트(예) 신규직원 배치 후 처음 3개월간의 중요 실시항목을 예시한 것이다. 부서의 업무현황에 맞게 내용을 구성하여 활용한다. 신규직원 성명 : 근무시작일 : ＿＿ 1. 필요한 자원과 참고자료의 제공 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 회사의 마케팅 자료 제품,서비스,판촉 등 이념, 가치, 경영철학 등 전략계획,목적,목표 등 회사 및 부서의 절차 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 조직도 직무기술서 인사 정책 매뉴얼 직원수첩 중요양식, 체크리스트 ＿＿ ＿＿ ＿＿ 2. 직무기술서, 표준 처리지침 검토 3. 일간, 주간, 월간 등 업무 스케줄 검토 4. 다음의 주요 정책을 검토 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 출근시간 및 기타 시간 결근,지각,조퇴 시 절차 휴일 및 휴가 표준적인 작업교대 연장근무 절차 성과 평가방법 및 절차 임금 및 봉급 규정 복장규정 사무실 외관 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 개인행동의 주요원칙 교육훈련 기밀유지의무 안전예방 및 사고처리 건강 및 응급절차 예방적 유지보수 흡연․금연 지역 방문객 응대 개인 신상 변동시 조치 ＿＿ 6. 일반 행정절차를 검토 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 근무시간 기록 카드 사무실,책상, 열쇠 등 연중 행사표․시간표 관련보고서․리스트 목록 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 명함 ID카드 및 보안을 위한 출입 지출 보고서 일반 지급품 ＿＿ ＿＿ 7. 가까이 일하는 직원과 중요 담당자 소개 8. 참석할 회의의 검토 회의명 목적 구성원 시간 a. b. c. ＿＿ 9. 주변 지역과 이용 시설물 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 화장실 전화 및 메모 체계 공중전화 우편물 배부 복사기․팩스 게시판 약속 장부․시간표 시간기록계 컴퓨터 시스템․프린터 ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ ＿＿ 기구․장비․지급품 서류 보관 및 서류철 서적․참고자료 휴게실․식당 커피 자동판매기 식당 간이 매점 주차장 비상구 ＿＿ 10. 직무할당과 교육훈련계획 제시 할당 직무 교육 훈련 계획 a. b. c. d. ＿＿ 11. 신규직원을 교육시키고 후견을 맡을 선임사원과 동료(협조자). 성명 역할 후견인 동료1 동료2 ＿＿ 12. 처음의 전체 소개, 점심식사, 저녁식사 계획 및 대상 ＿＿ 13. 기타: <시트 8-6> 주요 오리엔테이션 자료 체크리스트(예) ○ ․ 회사 조직도 - 조직체게 - 부서장 - 주요업무 - 관련직원 ․ 사업장 분포도 ․ 근무지 시설 배치도 ․ 업종, 회사 및 직무에 고유한 핵심 용어와 약어 ○ ․ 회사 규정 핸드북 ․ 윤리강령 및 행동지침 ․ 주요서류 및 양식 - 각종 장부 및 파일 - 각종 일지, 보고서, 양식 - 지출보고서의 처리 등 ․ 근무 계약서 ․ 구체적인 직무 목표와 직무 기술서 ․ 휴무일 리스트 ․ 후생복지 리스트 ․ 근무평가 양식, 날짜, 절차 ․ 기타 필요한 양식(공급 요청서와 비용 변제서 등) ○ ․ OJT 기획 리스트 ․ 정보원(회사․부서의 자료실, 컴퓨터 테이타베이스 등) ․ 긴급사태와 사고방지 절차에 대한 자세한 설명 ․ 회사의 주요 발행물 ․ 핵심 인물과 사업부문의 전화번호와 위치 ․ 보험계획 사본 ․ 첫째 주와 첫째 달에서 ‘살아남기’ 위한 기타 정보